ЭЦП для электронного документооборота

Развитие интернет-технологий успешно используется в области создания, записи и архивирования документов.

Внедряя электронный документооборот, компании:

  • экономят время и деньги
  • повышается эффективность работы сотрудников
  • информация становится более защищенной
  • возможен больший контроль над потоком информации

Автоматизация процесса выставления счетов, переписки и обращения с контрактами - это хорошая вещь для любой компании, в которой важно повысить эффективность и сократить расходы.

Электронный документооборот, несомненно, является современным решением, которое регулярно применяется во многих отраслях.

Положительные последствия, которые вы можете ощутить на себе:

  • Общее пространство для всей документации. Прежде всего, это способ собрать полную информацию о документации в одном центральном месте. Это может быть платформа, база или домен с определенными правилами доступа. Каждый документ ведётся в электронном виде.
  • Указание местоположения документа. Возможность полностью контролировать местоположение отдельных материалов в любое время. Правильно настроенные базы данных генерируют немедленную обратную связь о возможном изменении местоположения документа и применяемых к нему операциях.
  • Мгновенный поиск, благодаря которому можно определить, был ли конкретный документ отправлен в учреждение, кто его получил, обработал или как он был заархивирован - и что наиболее важно - как его получить в данный момент.
  • Пространственная организация. Последнее, но не менее важное преимущество - экономия места. Документация, особенно обширная в традиционном бумажном виде, обычно требует большой площади для хранения. В случае электронной формы достаточно удаленного доступа к удобному архиву.

Эти преимущества способствуют унификации всех процедур в компании. Что, в свою очередь, упрощает работу и повышает качество обслуживания клиентов.

Какие преимущества у электронной подписи в документообороте

Электронная подпись - важный инструмент делопроизводства.

Использование электронной подписи в документообороте обладает следующими преимуществами:

  • дает возможность наладить партнерские отношения с организациями, которые расположены в различных регионах страны
  • по юридической силе приравнивает электронный документ к бумажному, подписанному обычной подписью
  • автоматизирует обмен документами, упрощает и ускоряет его
  • повышает производительность труда работников организации

Получить электронную подпись для документооборота можно в удостоверяющем центре. Для этого вам необходимо отправить электронную заявку и сканы некоторых документов.

Стоимость ЭЦП для электронного документооборота - от 1800 рублей. При этому её также можно использовать для работы в различными государственными службами: Госуслуги, Росстат, Росреестр, Таможня и т.п. 

Какую роль выполняет ЭП в электронном документообороте

Основная задача ЭП - это защита документов, которые участвуют в деятельности компании.

Кроме того, она позволяет определить владельца подписи и подтверждает подлинность и неизменность информации.

Документ, подписанный электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, под которым поставлена обычная подпись.